Рынок систем управления документами — глобальный размер отрасли, доля, тенденции, возможности и прогноз, сегментированный по компонентам (программное обеспечение, услуги), по способу развертывания (облако, локально), по конечному пользователю (BFSI, здравоохранение, производство, строительство, образование, розничная торговля, юридическое обслуживание, другие), по регионам и по конкуренции, 2018–2

Обзор рынка

Глобальный рынок систем управления документами (СУД) претерпевает значительные изменения и рост, поскольку организации по всему миру осознают важность эффективной обработки документов в современную цифровую эпоху. Решения СУД играют ключевую роль в сборе, хранении, управлении и извлечении документов, что делает их незаменимыми в различных отраслях. Расширению этого рынка способствуют несколько ключевых факторов. Во-первых, переход к электронному управлению документами снижает зависимость от бумажных процессов, повышает операционную эффективность и сокращает расходы. Кроме того, строгие требования к соблюдению нормативных требований подталкивают компании к внедрению СУД для обеспечения безопасности данных и соблюдения правовых норм.

Пандемия COVID-19 ускорила тенденции удаленной работы, сделав облачные решения СУД более привлекательными, поскольку они обеспечивают бесперебойный доступ к документам и совместную работу из любой точки мира. Кроме того, растущая важность аналитики данных увеличила спрос на передовые решения DMS, которые могут организовывать и анализировать большие объемы данных.

В этой динамичной среде поставщики постоянно внедряют инновации и интегрируют возможности искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения (МО) в свои предложения DMS. Эти технологии улучшают классификацию документов, извлечение контента и предиктивную аналитику, позволяя организациям принимать решения на основе данных.

В целом, рынок глобальных систем управления документами готов к дальнейшему росту, поскольку компании осознают преимущества оптимизированных процессов обработки документов, улучшений безопасности и возможности использования данных для лучшего понимания и принятия решений. Поскольку цифровая трансформация остается главным приоритетом для организаций, рынок DMS, вероятно, будет свидетелем устойчивого расширения в ближайшие годы.

Ключевые драйверы рынка

Инициативы цифровой трансформации

Цифровая трансформация стала главным приоритетом для организаций во всех отраслях. В рамках этой трансформации растет потребность в переходе от бумажных и ручных процессов управления документами к цифровым решениям. Этот сдвиг обусловлен желанием повысить эффективность, сократить эксплуатационные расходы и повысить гибкость. Системы управления документами играют центральную роль в этой трансформации, предлагая инструменты и возможности для оцифровки, организации и автоматизации задач, связанных с документами.

Организации все больше осознают, что внедрение цифрового управления документами необходимо для сохранения конкурентоспособности в современной быстро меняющейся бизнес-среде. Решения DMS облегчают бесперебойную оцифровку бумажных документов, делая их доступными из любой точки мира, оптимизируя рабочие процессы и позволяя быстрее принимать решения. Этот драйвер, вероятно, продолжит подпитывать рост мирового рынка DMS.

Требования к соблюдению нормативных требований

Соблюдение отраслевых норм и законов о защите данных является критически важным фактором для внедрения систем управления документами, особенно в таких секторах, как здравоохранение, финансы и юридические услуги. Такие правила, как GDPR, HIPAA, закон Сарбейнса-Оксли и различные региональные законы о конфиденциальности, налагают строгие требования на то, как организации обрабатывают и защищают конфиденциальные данные, включая документы.

Решения DMS предлагают такие функции, как контроль доступа, аудиторские следы и шифрование, которые необходимы для обеспечения соответствия. Эти системы помогают организациям управлять конфиденциальной информацией и защищать ее, одновременно сохраняя аудиторский след доступа к документам и их изменений. Возможность продемонстрировать соответствие этим правилам является сильным мотиватором для предприятий инвестировать в надежные решения DMS.

Тенденции удаленной работы и совместной работы

Сдвиг в сторону удаленной работы и необходимость бесперебойного сотрудничества между географически распределенными командами ускорили спрос на системы управления документами. Поскольку сотрудники работают из разных мест, традиционный подход к физической обработке бумажных документов и файлов больше не является практичным.

Решения DMS обеспечивают удаленный доступ к документам, контроль версий, совместную работу в реальном времени и безопасный обмен данными. Эти функции жизненно важны для поддержания производительности и обеспечения того, чтобы команды могли эффективно работать вместе, независимо от их физического местоположения. Пандемия COVID-19 еще больше подчеркнула важность удаленного управления документами, сделав его значительным драйвером на рынке.

Интеграция аналитики данных и бизнес-аналитики

Системы управления документами все чаще интегрируются с инструментами аналитики данных и бизнес-аналитики для извлечения ценных сведений из документов и неструктурированных данных. Эта интеграция позволяет организациям раскрывать скрытый потенциал своих хранилищ документов, анализируя текст, изображения и метаданные. Эти сведения можно использовать для принятия решений на основе данных, выявления тенденций и повышения операционной эффективности.

Например, в сфере здравоохранения решения DMS, интегрированные с аналитическими инструментами, могут помочь выявить тенденции заболеваний из записей пациентов. В сфере финансов они могут помочь в обнаружении мошенничества путем анализа документов о транзакциях. Ожидается, что эта тенденция будет способствовать принятию среди организаций, стремящихся получить конкурентное преимущество за счет принятия решений на основе данных и понимания.

SaaS и облачные решения DMS

Программное обеспечение как услуга (SaaS) и облачные системы управления документами приобрели значительную популярность в последние годы. Эти решения предлагают ряд преимуществ, включая масштабируемость, доступность из любой точки мира, автоматические обновления и снижение затрат на инфраструктуру. Организации все чаще выбирают облачные DMS для оптимизации хранения и доступа к документам.

Масштабируемость облачных решений DMS делает их подходящими для организаций всех размеров, от малого бизнеса до крупных предприятий. Кроме того, облачные DMS могут быть более рентабельными, чем традиционные локальные решения, поскольку они устраняют необходимость в обширной аппаратной и ИТ-поддержке.

Основные проблемы рынка

Проблемы безопасности данных и соответствия требованиям

Безопасность данных и соответствие требованиям являются важнейшими проблемами на рынке DMS. Поскольку организации хранят конфиденциальную информацию в цифровом виде, они сталкиваются с повышенным риском утечки данных и кибератак. Обеспечение безопасности документов имеет важное значение для защиты конфиденциальных данных. Соблюдение правил защиты данных, таких как GDPR, HIPAA и CCPA, является обязательным, но часто сложным и трудным. Организациям необходимо ориентироваться в сложном ландшафте правил и адаптировать свои DMS для соответствия меняющимся требованиям соответствия.

Чтобы решить эти проблемы, поставщикам DMS необходимо внедрить надежные меры безопасности, включая шифрование, контроль доступа и обнаружение угроз. Они также должны быть в курсе меняющихся нормативных актов и предлагать функции, которые помогают организациям в усилиях по обеспечению соответствия, такие как аудиторские следы и политики хранения данных.

Кроме того, обучение пользователей передовым методам обеспечения безопасности данных и соответствия требованиям имеет решающее значение. Программы обучения и повышения осведомленности сотрудников могут помочь снизить риски, связанные с утечками данных и нарушениями нормативных требований.

Проблемы интеграции и взаимодействия

Многие организации используют различные программные приложения для различных бизнес-функций. Интеграция DMS с существующими системами может быть сложной задачей, что приводит к проблемам взаимодействия. Несовместимость между системами может препятствовать бесперебойному потоку информации и создавать узкие места в процессах управления документами.

Поставщикам DMS необходимо уделять первостепенное внимание совместимости и предлагать надежные варианты интеграции, включая API и коннекторы для популярных сторонних приложений. Это позволяет организациям создавать целостную цифровую экосистему, в которой данные беспрепятственно перетекают между различными инструментами и платформами.

Более того, решение проблем интеграции требует глубокого понимания уникальных требований организации и существующего программного стека. Услуги по настройке и консультированию могут помочь сократить разрыв между DMS и другими системами.

Проблемы масштабируемости и производительности

Масштабируемость является проблемой для организаций, испытывающих рост или колебания объема документов. Традиционные решения DMS могут испытывать трудности с обработкой увеличивающихся объемов данных, что приводит к проблемам с производительностью. Проблемы масштабируемости могут привести к замедлению работы системы, задержкам и снижению производительности.

Для решения проблем масштабируемости поставщики DMS должны предлагать решения, которые могут адаптироваться к изменяющимся потребностям организации. В частности, облачные DMS обеспечивают преимущества масштабируемости, позволяя пользователям легко расширять или сокращать свои возможности хранения и обработки по мере необходимости. Однако обеспечение того, чтобы DMS оставалась производительной в масштабе, требует тщательного планирования и инвестиций в инфраструктуру.

Организации также должны проводить регулярные оценки производительности и рассматривать методы балансировки нагрузки, кэширования и оптимизации для поддержания эффективности DMS.

Принятие и обучение пользователей

Несмотря на преимущества DMS, принятие пользователей может быть значительной проблемой. Сопротивление изменениям, незнание системы и неадекватное обучение могут помешать успешному внедрению DMS. Пользователи могут продолжать полагаться на привычные бумажные или ручные процессы, подрывая эффективность, которую обеспечивает цифровое управление документами.

Чтобы преодолеть эту проблему, организациям необходимо инвестировать в комплексные программы обучения и стратегии управления изменениями. Пользователи должны быть проинформированы о преимуществах DMS, а учебные сессии должны быть адаптированы к их конкретным ролям и потребностям. Удобные интерфейсы и интуитивно понятный дизайн DMS также могут способствовать внедрению.

Поставщики DMS должны предлагать надежные учебные материалы, включая учебные пособия, руководства пользователя и поддержку клиентов, чтобы помочь организациям преодолеть барьеры внедрения.

Соображения относительно стоимости и окупаемости инвестиций

Внедрение DMS, особенно для крупных организаций, требует значительных первоначальных затрат. Эти затраты включают лицензии на программное обеспечение, оборудование, услуги по внедрению и текущие расходы на обслуживание. Организации могут испытывать трудности с обоснованием этих расходов без четкого понимания окупаемости инвестиций (ROI) от внедрения DMS.

Чтобы решить проблемы затрат и ROI, организации должны провести тщательный анализ затрат и выгод перед выбором решения DMS. Этот анализ должен учитывать такие факторы, как экономия времени, снижение затрат на хранение, улучшение соответствия и повышение производительности. Поставщики DMS должны помогать организациям в количественной оценке этих преимуществ и предоставлять прозрачные модели ценообразования.

Демонстрация четкой и положительной ROI имеет важное значение для организаций, чтобы взять на себя обязательство по внедрению DMS и оправдать связанные с этим расходы.

Основные тенденции рынка

Внедрение облачных DMS

Одной из заметных тенденций на мировом рынке DMS является широкое внедрение облачных решений. Организации все чаще переходят с локальных систем на облачные DMS по нескольким причинам. Облачные DMS обеспечивают масштабируемость, гибкость и экономическую эффективность, что делает их привлекательным вариантом для предприятий всех размеров. Он позволяет пользователям получать доступ к документам и сотрудничать удаленно, повышая производительность и гибкость. Более того, поставщики облачных DMS постоянно обновляют свои платформы, обеспечивая пользователям доступ к новейшим функциям и улучшениям безопасности.

Интеграция ИИ и машинного обучения

Еще одной важной тенденцией является интеграция возможностей искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения (МО) в платформы DMS. Технологии ИИ и МО обеспечивают интеллектуальную классификацию документов, извлечение данных и автоматизацию рабочих процессов. Эти функции повышают эффективность управления документами за счет сокращения ручных задач, улучшения поиска и извлечения, а также оптимизации процессов утверждения. Поскольку организации имеют дело со все большими объемами данных, решения DMS на основе ИИ помогают управлять этими данными и понимать их, что стимулирует спрос на такие системы.

Повышенная безопасность и соответствие нормативным требованиям

В связи с растущей обеспокоенностью по поводу утечек данных и соблюдения нормативных требований все больше внимания уделяется безопасности в DMS. Поставщики внедряют надежные функции безопасности, такие как шифрование, контроль доступа и контрольные журналы, для защиты конфиденциальных документов. Кроме того, платформы DMS разработаны для того, чтобы помочь организациям соблюдать правила защиты данных, такие как GDPR и HIPAA. Поскольку отрасли продолжают сталкиваться со строгими требованиями соответствия, решения DMS, которые отдают приоритет безопасности и соответствию, будут оставаться востребованными.

Управление мобильными документами

Распространение мобильных устройств привело к росту мобильного управления документами как ключевой тенденции. Пользователи ожидают бесперебойного доступа к документам на смартфонах и планшетах. Поставщики DMS разрабатывают мобильные приложения и адаптивные интерфейсы, чтобы удовлетворить этот спрос. Мобильное управление документами позволяет сотрудникам работать удаленно, сотрудничать в дороге и оперативно реагировать на потребности бизнеса. Это также способствует снижению зависимости от бумажных процессов, тем самым соответствуя целям устойчивого развития.

Гибридное управление документами

Многие организации применяют гибридный подход к управлению документами, объединяя как цифровое, так и физическое хранение документов. Эта тенденция особенно актуальна для отраслей, которые имеют дело со значительным объемом бумажной документации, таких как здравоохранение и юридические услуги. Гибридные решения DMS позволяют организациям оцифровывать физические документы, делая их доступными для поиска и поиска наряду с цифровыми файлами. Такой подход помогает преодолеть разрыв между бумажными и цифровыми рабочими процессами, обеспечивая бесперебойное управление документами.

Сегментарные аналитические данные

Компонентные аналитические данные

Сегмент программного обеспечения

Программное обеспечение DMS значительно повышает операционную эффективность и производительность за счет автоматизации ручных задач, связанных с документами. Сотрудники могут быстро получать доступ к нужным им документам, сотрудничать в режиме реального времени и оптимизировать процессы утверждения. Это не только экономит время, но и снижает вероятность ошибок, связанных с ручной обработкой документов.

Обеспечение безопасности и конфиденциальности конфиденциальных данных имеет первостепенное значение для организаций. Программное обеспечение DMS предлагает надежные функции безопасности, такие как контроль доступа, шифрование, контрольные журналы и аутентификация пользователей, помогая организациям соблюдать нормативные требования. Это особенно важно в таких отраслях, как здравоохранение, финансы и юридические услуги, где конфиденциальность данных и соответствие требованиям не подлежат обсуждению.

Способы развертывания

Облачный сегмент

Облачные DMS предлагают непревзойденную масштабируемость, позволяя организациям регулировать емкость хранилища и функциональность по мере необходимости. Предприятия могут без труда справляться с растущими объемами документов, расширять пользовательскую базу и менять требования без сложностей, связанных с обновлением локального оборудования. Такая гибкость имеет важное значение в современной динамичной бизнес-среде.

Облачные решения DMS предоставляют пользователям удаленный доступ к документам и данным из любой точки мира с подключением к Интернету. Эта функция становится все более важной, особенно в свете роста удаленных и гибридных рабочих схем. Члены команды могут беспрепятственно сотрудничать, получать доступ к документам на ходу и поддерживать непрерывность бизнеса независимо от местоположения.

Поставщики облачных систем управления документами отвечают за обновления программного обеспечения, обслуживание и исправления безопасности. Это снимает с организаций бремя управления ИТ, позволяя им сосредоточиться на своей основной деятельности. Поставщики облачных услуг гарантируют, что программное обеспечение является актуальным, безопасным и надежным.

Региональные данные

Северная Америка доминирует на мировом рынке систем управления документами в 2022 году. Северная Америка, особенно Соединенные Штаты, имеет историю раннего внедрения технологий в различных отраслях. Эта склонность к внедрению новых технологий распространяется и на внедрение систем управления документами. Организации в Северной Америке были одними из первых, кто осознал преимущества оцифровки и автоматизации процессов, связанных с документами, что позволяет им оставаться конкурентоспособными и гибкими в быстро меняющемся бизнес-ландшафте.

В Северной Америке действуют одни из самых строгих нормативных требований, связанных с управлением документами, особенно в таких секторах, как здравоохранение, финансы и юридические услуги. Такие правила, как HIPAA (Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования), Закон Сарбейнса-Оксли и различные законы о защите данных, требуют от организаций ведения тщательного учета и обеспечения безопасности и конфиденциальности конфиденциальных данных. Решения DMS с их надежными функциями соответствия стали необходимостью для предприятий в регионе для выполнения этих нормативных требований.

Регион может похвастаться яркой экосистемой технологических компаний, научно-исследовательских институтов и стартапов, которые постоянно внедряют инновации в области систем управления документами. Североамериканские компании находятся в авангарде разработки передовых решений DMS, расширяя границы того, чего могут достичь эти системы. Это нововведение не только обслуживает местный рынок, но и позиционирует Северную Америку как мирового лидера в области технологий DMS.

В Северной Америке находится значительное количество крупных предприятий в различных отраслях. Эти организации часто имеют сложные потребности в управлении документами из-за своего размера и масштаба операций. Им требуются сложные решения DMS для оптимизации рабочих процессов, обеспечения безопасности данных и упрощения совместной работы. Следовательно, спрос на передовые решения DMS является существенным, что стимулирует рост рынка.

Последние разработки

• В октябре 2021 годаEFileCabinet запустила передовую систему управления документами с точкой присутствия (PoP) по всей Канаде. Расширение EFileCabinet в Канаде и по всему миру удовлетворило растущий спрос клиентов на платформы управления документами и автоматизации рабочих процессов.
• В ноябре 2021 года базирующийся во Франции секретарь по цифровым вопросам инвестировал 2,00 млрд долларов США в цифровые и облачные вычислительные технологии страны.

Ключевые игроки рынка

• HylandSoftware, Inc.
• IBMCorporation
• MicrosoftCorporation
• OpenTextCorporation
• OracleCorporation
• XeroxCorporation
• Adobe Inc.
• KyoceraDocument Solutions Inc.
• KonicaMinolta, Inc.
• ExelaTechnologies Inc.