문서 관리 시스템 시장 - 글로벌 산업 규모, 점유율, 추세, 기회 및 예측, 구성 요소(소프트웨어, 서비스), 배포 모드(클라우드, 온프레미스), 최종 사용자(BFSI, 의료, 제조, 건설, 교육, 소매, 법률, 기타), 지역 및 경쟁별로 세분화, 2018-2028

시장 개요

글로벌 문서 관리 시스템(DMS) 시장은 오늘날의 디지털 시대에 전 세계 기업이 효율적인 문서 처리의 중요성을 인식함에 따라 상당한 변화와 성장을 겪고 있습니다. DMS 솔루션은 문서를 캡처, 저장, 관리 및 검색하는 데 중요한 역할을 하므로 다양한 산업에서 없어서는 안 될 솔루션입니다. 몇 가지 주요 요인이 이 시장의 확장을 주도하고 있습니다. 첫째, 전자 문서 관리로의 전환은 종이 기반 프로세스에 대한 의존도를 줄이고 운영 효율성을 높이며 비용을 절감하고 있습니다. 또한 엄격한 규정 준수 요구 사항으로 인해 기업은 데이터 보안과 법적 준수를 보장하기 위해 DMS를 도입하고 있습니다.

COVID-19 팬데믹으로 인해 원격 작업 추세가 가속화되어 클라우드 기반 DMS 솔루션이 더 매력적으로 보이며 어디에서나 원활하게 문서에 액세스하고 협업할 수 있습니다. 또한 데이터 분석의 중요성이 커지면서 대량의 데이터를 구성하고 분석할 수 있는 고급 DMS 솔루션에 대한 수요가 증가했습니다.

이러한 역동적인 환경에서 공급업체는 지속적으로 혁신하고 DMS 제품에 인공 지능(AI) 및 머신 러닝(ML) 기능을 통합하고 있습니다. 이러한 기술은 문서 분류, 콘텐츠 추출 및 예측 분석을 향상시켜 조직이 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.

전반적으로 글로벌 문서 관리 시스템 시장은 기업이 간소화된 문서 프로세스, 보안 강화 및 더 나은 통찰력과 의사 결정을 위해 데이터를 활용하는 기능의 이점을 인식함에 따라 지속적인 성장을 이룰 준비가 되었습니다. 디지털 변환이 조직의 최우선 과제로 남아 있기 때문에 DMS 시장은 향후 몇 년 동안 지속적인 확장을 목격할 가능성이 높습니다.

주요 시장 동인

디지털 변환 이니셔티브

디지털 변환은 산업 전반의 조직에서 최우선 과제가 되었습니다. 이러한 변환의 일환으로 종이 기반 및 수동 문서 관리 프로세스에서 디지털 솔루션으로 전환해야 할 필요성이 커지고 있습니다. 이러한 변화는 효율성을 개선하고, 운영 비용을 절감하고, 민첩성을 강화하려는 욕구에 의해 주도됩니다. 문서 관리 시스템은 문서 관련 작업을 디지털화, 구성 및 자동화하기 위한 도구와 기능을 제공하여 이러한 변화에서 중심적인 역할을 합니다.

조직은 오늘날의 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 경쟁력을 유지하기 위해 디지털 문서 관리를 도입하는 것이 필수적이라는 것을 점점 더 인식하고 있습니다. DMS 솔루션은 종이 문서의 원활한 디지털화를 용이하게 하여 어디에서나 액세스할 수 있게 하고, 워크플로를 간소화하며, 더 빠른 의사 결정을 가능하게 합니다. 이러한 동인은 글로벌 DMS 시장의 성장을 계속 촉진할 가능성이 높습니다.

규정 준수 요구 사항

산업별 규정 및 데이터 보호법을 준수하는 것은 특히 의료, 금융 및 법률 서비스와 같은 분야에서 문서 관리 시스템을 도입하는 데 중요한 동인입니다. GDPR, HIPAA, Sarbanes-Oxley Act 및 다양한 지역 개인 정보 보호법과 같은 규정은 조직이 문서를 포함한 민감한 데이터를 처리하고 보호하는 방법에 대한 엄격한 요구 사항을 부과합니다.

DMS 솔루션은 규정 준수를 보장하는 데 필수적인 액세스 제어, 감사 추적 및 암호화와 같은 기능을 제공합니다. 이러한 시스템은 조직이 문서 액세스 및 변경 사항에 대한 감사 추적을 유지하면서 기밀 정보를 관리하고 보호하는 데 도움이 됩니다. 이러한 규정을 준수하는 것을 입증할 수 있는 능력은 기업이 견고한 DMS 솔루션에 투자하는 강력한 동기 부여입니다.

원격 작업 및 협업 추세

원격 작업으로의 전환과 지리적으로 분산된 팀 간의 원활한 협업에 대한 필요성으로 인해 문서 관리 시스템에 대한 수요가 가속화되었습니다. 직원들이 다양한 위치에서 일하기 때문에 종이 문서와 파일을 물리적으로 처리하는 기존 방식은 더 이상 실용적이지 않습니다.

DMS 솔루션은 문서에 대한 원격 액세스, 버전 제어, 실시간 협업 및 안전한 공유를 가능하게 합니다. 이러한 기능은 생산성을 유지하고 팀이 물리적 위치에 관계없이 효율적으로 함께 작업할 수 있도록 하는 데 필수적입니다. COVID-19 팬데믹은 원격 문서 관리의 중요성을 더욱 강조하여 시장에서 중요한 원동력이 되었습니다.

데이터 분석 및 비즈니스 인텔리전스 통합

문서 관리 시스템은 문서 및 비정형 데이터에서 귀중한 통찰력을 추출하기 위해 데이터 분석 및 비즈니스 인텔리전스 도구와 점점 더 통합되고 있습니다. 이러한 통합을 통해 조직은 텍스트, 이미지 및 메타데이터를 분석하여 문서 저장소의 숨겨진 잠재력을 활용할 수 있습니다. 이러한 통찰력은 데이터 기반 의사 결정을 내리고 추세를 파악하고 운영 효율성을 향상시키는 데 사용할 수 있습니다.

예를 들어, 의료 산업에서 분석 도구와 통합된 DMS 솔루션은 환자 기록에서 질병 추세를 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다. 금융 분야에서는 거래 문서를 분석하여 사기를 탐지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이러한 추세는 데이터 중심 의사 결정 및 통찰력을 통해 경쟁 우위를 확보하려는 조직에서 도입을 촉진할 것으로 예상됩니다.

SaaS 및 클라우드 기반 DMS 솔루션

Software-as-a-Service(SaaS) 및 클라우드 기반 문서 관리 시스템은 최근 몇 년 동안 상당한 인기를 얻었습니다. 이러한 솔루션은 확장성, 어디서나 접근 가능, 자동 업데이트 및 인프라 비용 절감을 포함한 여러 가지 이점을 제공합니다. 조직은 문서 저장 및 액세스를 간소화하기 위해 클라우드 기반 DMS를 점점 더 선택하고 있습니다.

클라우드 기반 DMS 솔루션의 확장성은 소규모 기업에서 대기업에 이르기까지 모든 규모의 조직에 적합합니다. 또한 클라우드 기반 DMS는 광범위한 하드웨어와 IT 지원이 필요 없기 때문에 기존 온프레미스 솔루션보다 비용 효율적일 수 있습니다.

주요 시장 과제

데이터 보안 및 규정 준수 과제

데이터 보안 및 규정 준수는 DMS 시장에서 가장 중요한 과제입니다. 조직이 민감한 정보를 디지털로 저장함에 따라 데이터 침해 및 사이버 공격의 위험이 증가합니다. 기밀 데이터를 보호하려면 문서 보안을 보장하는 것이 필수적입니다. GDPR, HIPAA, CCPA와 같은 데이터 보호 규정을 준수하는 것은 필수적이지만 종종 복잡하고 어렵습니다. 조직은 복잡한 규정 환경을 탐색하고 진화하는 규정 준수 요구 사항을 충족하도록 DMS를 조정해야 합니다.

이러한 과제를 해결하기 위해 DMS 공급업체는 암호화, 액세스 제어, 위협 탐지를 포함한 강력한 보안 조치를 구현해야 합니다. 또한 변화하는 규정에 대한 최신 정보를 얻고 감사 추적 및 데이터 보존 정책과 같은 조직의 규정 준수 노력을 지원하는 기능을 제공해야 합니다.

또한 데이터 보안 및 규정 준수를 위한 모범 사례에 대한 사용자 교육이 중요합니다. 직원 교육 및 인식 프로그램은 데이터 침해 및 규정 위반과 관련된 위험을 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

통합 및 상호 운용성 문제

많은 조직에서 다양한 비즈니스 기능에 다양한 소프트웨어 애플리케이션을 사용합니다. DMS를 기존 시스템과 통합하는 것은 어려울 수 있으며, 상호 운용성 문제가 발생할 수 있습니다. 시스템 간의 비호환성은 정보의 원활한 흐름을 방해하고 문서 관리 프로세스에 병목 현상을 일으킬 수 있습니다.

DMS 공급업체는 호환성을 우선시하고 인기 있는 타사 애플리케이션에 대한 API 및 커넥터를 포함한 강력한 통합 옵션을 제공해야 합니다. 이를 통해 조직은 다양한 도구와 플랫폼 간에 데이터가 원활하게 흐르는 응집력 있는 디지털 생태계를 만들 수 있습니다.

또한 통합 과제를 해결하려면 조직의 고유한 요구 사항과 기존 소프트웨어 스택에 대한 철저한 이해가 필요합니다. 사용자 정의 및 컨설팅 서비스는 DMS와 다른 시스템 간의 격차를 메우는 데 도움이 될 수 있습니다.

확장성 및 성능 문제

확장성은 문서 볼륨의 성장 또는 변동을 경험하는 조직에 대한 과제입니다. 기존 DMS 솔루션은 증가하는 데이터 로드를 처리하는 데 어려움을 겪을 수 있으며, 이는 성능 문제로 이어질 수 있습니다. 확장성 문제로 인해 시스템 속도 저하, 대기 시간 및 생산성 저하가 발생할 수 있습니다.

확장성 문제를 해결하기 위해 DMS 공급업체는 조직의 변화하는 요구 사항에 적응할 수 있는 솔루션을 제공해야 합니다. 특히 클라우드 기반 DMS는 확장성 이점을 제공하여 사용자가 필요에 따라 스토리지 및 처리 기능을 쉽게 확장하거나 축소할 수 있습니다. 그러나 DMS가 규모에 따라 성능을 유지하도록 하려면 신중한 계획과 인프라 투자가 필요합니다.

조직은 또한 정기적인 성능 평가를 수행하고 DMS 효율성을 유지하기 위해 로드 밸런싱, 캐싱 및 최적화 기술을 고려해야 합니다.

사용자 채택 및 교육

DMS의 이점에도 불구하고 사용자 채택은 상당한 과제가 될 수 있습니다. 변화에 대한 저항, 시스템에 대한 익숙함 부족, 부적절한 교육은 DMS의 성공적인 구현을 방해할 수 있습니다. 사용자는 익숙한 종이 기반 또는 수동 프로세스에 계속 의존하여 디지털 문서 관리에서 제공하는 효율성 향상을 훼손할 수 있습니다.

이러한 과제를 극복하기 위해 조직은 포괄적인 교육 프로그램과 변경 관리 전략에 투자해야 합니다. 사용자는 DMS의 이점에 대해 교육을 받아야 하며 교육 세션은 특정 역할과 요구 사항에 맞게 조정되어야 합니다. 사용자 친화적인 인터페이스와 직관적인 DMS 디자인도 채택을 장려할 수 있습니다.

DMS 제공자는 튜토리얼, 사용자 가이드, 고객 지원을 포함한 강력한 교육 자료를 제공하여 조직이 채택 장벽을 극복하도록 지원해야 합니다.

비용 및 ROI 고려 사항

특히 대규모 조직의 경우 DMS를 구현하려면 상당한 초기 비용이 필요합니다. 이러한 비용에는 소프트웨어 라이선스, 하드웨어, 구현 서비스 및 지속적인 유지 관리 비용이 포함됩니다. 조직은 DMS 구현에서 투자 수익률(ROI)을 명확히 이해하지 못하면 이러한 비용을 정당화하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

비용 및 ROI 문제를 해결하려면 조직은 DMS 솔루션을 선택하기 전에 철저한 비용-편익 분석을 수행해야 합니다. 이 분석에서는 시간 절약, 스토리지 비용 절감, 규정 준수 개선, 생산성 증가와 같은 요소를 고려해야 합니다. DMS 공급업체는 조직이 이러한 이점을 정량화하고 투명한 가격 모델을 제공하도록 지원해야 합니다.

조직이 DMS 도입을 약속하고 관련 비용을 정당화하려면 명확하고 긍정적인 ROI를 입증하는 것이 필수적입니다.

주요 시장 동향

클라우드 기반 DMS 도입

글로벌 DMS 시장에서 두드러진 추세 중 하나는 클라우드 기반 솔루션의 광범위한 도입입니다. 조직은 여러 가지 이유로 온프레미스 시스템에서 클라우드 기반 DMS로 점점 더 많이 마이그레이션하고 있습니다. 클라우드 DMS는 확장성, 유연성, 비용 효율성을 제공하여 모든 규모의 기업에 매력적인 옵션입니다. 사용자가 문서에 액세스하고 원격으로 협업할 수 있어 생산성과 민첩성이 향상됩니다. 게다가 클라우드 기반 DMS 공급업체는 플랫폼을 지속적으로 업데이트하여 사용자가 최신 기능과 보안 강화에 액세스할 수 있도록 합니다.

AI와 머신 러닝 통합

또 다른 중요한 추세는 DMS 플랫폼 내에서 인공 지능(AI)과 머신 러닝(ML) 기능을 통합하는 것입니다. AI와 ML 기술은 지능형 문서 분류, 데이터 추출 및 자동화된 워크플로를 가능하게 합니다. 이러한 기능은 수동 작업을 줄이고 검색 및 검색을 개선하며 승인 프로세스를 간소화하여 문서 관리의 효율성을 향상시킵니다. 조직이 점점 더 많은 양의 데이터를 처리함에 따라 AI 기반 DMS 솔루션은 이러한 데이터를 관리하고 이해하는 데 도움이 되어 이러한 시스템에 대한 수요가 증가합니다.

강화된 보안 및 규정 준수

데이터 침해와 규정 준수에 대한 우려가 커지면서 DMS 내에서 보안에 대한 관심이 높아지고 있습니다. 공급업체는 암호화, 액세스 제어 및 감사 추적과 같은 강력한 보안 기능을 통합하여 민감한 문서를 보호하고 있습니다. 또한 DMS 플랫폼은 조직이 GDPR 및 HIPAA와 같은 데이터 보호 규정을 준수하도록 돕도록 설계되었습니다. 업계가 계속해서 엄격한 규정 준수 요구 사항에 직면함에 따라 보안과 규정 준수를 우선시하는 DMS 솔루션에 대한 수요가 계속 높을 것입니다.

모바일 문서 관리

모바일 기기의 확산으로 인해 모바일 문서 관리가 주요 트렌드로 부상했습니다. 사용자는 스마트폰과 태블릿에서 문서에 원활하게 액세스할 수 있기를 기대합니다. DMS 공급업체는 이러한 수요에 부응하기 위해 모바일 앱과 반응형 인터페이스를 개발하고 있습니다. 모바일 문서 관리를 통해 직원은 원격으로 작업하고 이동 중에도 협업하고 비즈니스 요구 사항에 신속하게 대응할 수 있습니다. 또한 종이 기반 프로세스에 대한 의존도를 줄이는 데 기여하여 지속 가능성 목표에 부합합니다.

하이브리드 문서 관리

많은 조직이 디지털 및 물리적 문서 저장소를 결합하는 하이브리드 방식의 문서 관리를 채택하고 있습니다. 이러한 트렌드는 의료 및 법률 서비스와 같이 상당한 양의 종이 기반 문서를 처리하는 산업과 특히 관련이 있습니다. 하이브리드 DMS 솔루션을 통해 조직은 물리적 문서를 디지털화하여 디지털 파일과 함께 검색하고 액세스할 수 있습니다. 이 접근 방식은 종이와 디지털 워크플로 간의 격차를 메우고 원활한 문서 관리를 가능하게 합니다.

세그먼트 통찰력

구성 요소 통찰력

소프트웨어 세그먼트

DMS 소프트웨어는 수동 문서 관련 작업을 자동화하여 운영 효율성과 생산성을 크게 개선합니다. 직원은 필요한 문서에 빠르게 액세스하고 실시간으로 협업하며 승인 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 이를 통해 시간을 절약할 뿐만 아니라 수동 문서 처리와 관련된 오류 가능성도 줄어듭니다.

조직에 민감한 데이터의 보안과 기밀성을 보장하는 것이 가장 중요합니다. DMS 소프트웨어는 액세스 제어, 암호화, 감사 추적 및 사용자 인증과 같은 강력한 보안 기능을 제공하여 조직이 규정 준수 요구 사항을 충족하도록 지원합니다. 이는 데이터 프라이버시와 규정 준수가 협상 불가능한 의료, 금융 및 법률 서비스와 같은 산업에서 특히 중요합니다.

배포 모드 통찰력

클라우드 세그먼트

클라우드 기반 DMS는 타의 추종을 불허하는 확장성을 제공하여 조직이 필요에 따라 스토리지 용량과 기능을 조정할 수 있도록 합니다. 기업은 온프레미스 하드웨어 업그레이드와 관련된 복잡성 없이 증가하는 문서 볼륨, 확장되는 사용자 기반 및 변화하는 요구 사항을 손쉽게 수용할 수 있습니다. 이러한 유연성은 오늘날의 역동적인 비즈니스 환경에서 필수적입니다.

클라우드 DMS 솔루션은 사용자에게 인터넷 연결이 있는 모든 곳에서 문서 및 데이터에 대한 원격 액세스를 제공합니다. 이 기능은 특히 원격 및 하이브리드 작업 배열의 증가에 따라 점점 더 중요해졌습니다. 팀원은 원활하게 협업하고 이동 중에도 문서에 액세스하며 위치에 관계없이 비즈니스 연속성을 지원할 수 있습니다.

클라우드 DMS 공급업체는 소프트웨어 업데이트, 유지 관리 및 보안 패치를 담당합니다. 이를 통해 조직에서 IT 관리 부담을 덜어 핵심 비즈니스 활동에 집중할 수 있습니다. 클라우드 공급업체는 소프트웨어가 최신 상태이고 안전하며 신뢰할 수 있는지 확인합니다.

지역별 통찰력

북미는 2022년 글로벌 문서 관리 시스템 시장을 지배합니다. 북미, 특히 미국은 다양한 산업에서 초기 기술 도입의 역사를 가지고 있습니다. 새로운 기술을 수용하려는 이러한 경향은 문서 관리 시스템 도입으로 확대됩니다. 북미의 조직은 문서 관련 프로세스를 디지털화하고 자동화하는 이점을 가장 먼저 인식하여 빠르게 진화하는 비즈니스 환경에서 경쟁력을 유지하고 민첩하게 대응할 수 있었습니다.

북미는 특히 의료, 금융, 법률 서비스와 같은 분야에서 문서 관리와 관련된 가장 엄격한 규제 요구 사항을 가지고 있습니다. HIPAA(Health Insurance Portability and Accountability Act), Sarbanes-Oxley Act 및 다양한 데이터 보호법과 같은 규정은 조직이 세심한 기록을 유지하고 민감한 데이터의 보안과 개인 정보 보호를 보장하도록 요구합니다. DMS 솔루션은 강력한 규정 준수 기능을 갖추고 있어 이 지역의 기업이 이러한 규제 요구 사항을 충족하는 데 필수가 되었습니다.

이 지역은 문서 관리 시스템 분야에서 혁신을 지속적으로 추진하는 기술 회사, 연구 기관 및 신생 기업의 활기찬 생태계를 자랑합니다. 북미 기업은 최첨단 DMS 솔루션을 개발하는 데 앞장서서 이러한 시스템이 달성할 수 있는 경계를 넓혔습니다. 이 혁신은 지역 시장에 도움이 될 뿐만 아니라 북미를 DMS 기술 분야의 글로벌 리더로 자리매김합니다.

북미는 다양한 산업에 걸쳐 상당수의 대기업이 있는 곳입니다. 이러한 조직은 종종 규모와 운영 규모로 인해 복잡한 문서 관리 요구 사항이 있습니다. 워크플로를 간소화하고, 데이터 보안을 보장하고, 협업을 용이하게 하기 위해 정교한 DMS 솔루션이 필요합니다. 결과적으로 고급 DMS 솔루션에 대한 수요가 상당하여 시장 성장을 촉진하고 있습니다.

최근 개발

• 2021년 10월EFileCabinet은 캐나다 전역에 PoP(Point of Presence)가 있는 고급 문서 관리 시스템을 출시했습니다. EFileCabinet은 캐나다와 전 세계로 사업을 확장하여 문서 관리 및 워크플로 자동화 플랫폼에 대한 고객 수요가 증가함에 따라 대응했습니다.
• 2021년 11월, 프랑스에 본사를 둔 Digital Affairs Secretary는 국가의 디지털 및 클라우드 컴퓨팅 기술에 20억 달러를 투자했습니다.

주요 시장 참여자

• HylandSoftware, Inc.
• IBMCorporation
• MicrosoftCorporation
• OpenTextCorporation
• OracleCorporation
• XeroxCorporation
• Adobe Inc.
• KyoceraDocument Solutions Inc.
• KonicaMinolta, Inc.
• ExelaTechnologies Inc.