ドキュメント管理システム市場 – 世界の業界規模、シェア、トレンド、機会、予測、コンポーネント別 (ソフトウェア、サービス)、導入モード別 (クラウド、オンプレミス)、エンドユーザー別 (BFSI、ヘルスケア、製造、建設、教育、小売、法律、その他)、地域別、競合状況別、2018～2028年

市場概要

世界中の組織が今日のデジタル時代における効率的なドキュメント処理の重要性を認識するにつれて、グローバルドキュメント管理システム（DMS）市場は大きな変革と成長を遂げています。 DMSソリューションは、ドキュメントのキャプチャ、保存、管理、検索において極めて重要な役割を果たしており、さまざまな業界で不可欠なものとなっています。 いくつかの重要な要因がこの市場の拡大を推進しています。 まず、電子ドキュメント管理への移行により、紙ベースのプロセスへの依存が減り、運用効率が向上し、コストが削減されています。 さらに、厳格な規制コンプライアンス要件により、企業はデータセキュリティと法令遵守を確保するためにDMSを採用するよう求められています。

COVID-19パンデミックによりリモートワークの傾向が加速し、どこからでもシームレスなドキュメントアクセスとコラボレーションを可能にするクラウドベースのDMSソリューションがより魅力的になっています。さらに、データ分析の重要性が高まるにつれ、大量のデータを整理して分析できる高度な DMS ソリューションの需要が高まっています。

このダイナミックな環境において、ベンダーは継続的に革新を進め、人工知能 (AI) と機械学習 (ML) の機能を自社の DMS 製品に統合しています。これらのテクノロジーは、ドキュメントの分類、コンテンツの抽出、予測分析を強化し、組織がデータ主導の意思決定を行えるようにします。

全体として、合理化されたドキュメント プロセス、セキュリティの強化、データを活用してより優れた洞察と意思決定を行う能力の利点を企業が認識するにつれて、グローバル ドキュメント管理システム市場は継続的な成長が見込まれます。デジタル トランスフォーメーションは組織にとって引き続き最優先事項であるため、DMS 市場は今後数年間で持続的な拡大を遂げる可能性があります。

主要な市場推進要因

デジタル トランスフォーメーションの取り組み

デジタル トランスフォーメーションは、あらゆる業界の組織にとって最優先事項となっています。この変革の一環として、紙ベースおよび手動のドキュメント管理プロセスからデジタル ソリューションへの移行の必要性が高まっています。この変化は、効率性の向上、運用コストの削減、俊敏性の向上という要望によって推進されています。ドキュメント管理システムは、ドキュメント関連のタスクをデジタル化、整理、自動化するためのツールと機能を提供することで、この変革において中心的な役割を果たします。

今日の急速に変化するビジネス環境で競争力を維持するには、デジタル ドキュメント管理を採用することが不可欠であると、組織はますます認識するようになっています。DMS ソリューションは、紙のドキュメントのシームレスなデジタル化を促進し、どこからでもアクセスできるようにし、ワークフローを合理化し、意思決定を迅速化します。この推進力は、世界の DMS 市場の成長を今後も促進する可能性があります。

規制コンプライアンス要件

業界固有の規制とデータ保護法への準拠は、特に医療、金融、法務サービスなどの分野で、ドキュメント管理システムの採用にとって重要な推進力です。 GDPR、HIPAA、サーベンス・オクスリー法、およびさまざまな地域のプライバシー法などの規制により、組織が文書などの機密データを処理および保護する方法に厳しい要件が課せられています。

DMS ソリューションは、コンプライアンスを確保するために不可欠なアクセス制御、監査証跡、暗号化などの機能を提供します。これらのシステムは、組織が機密情報を管理および保護しながら、文書へのアクセスと変更の監査証跡を維持するのに役立ちます。これらの規制へのコンプライアンスを実証できることは、企業が堅牢な DMS ソリューションに投資する強力な動機となります。

リモート ワークとコラボレーションのトレンド

リモート ワークへの移行と、地理的に分散したチーム間のシームレスなコラボレーションの必要性により、ドキュメント管理システムの需要が加速しています。従業員がさまざまな場所で働いているため、紙の文書やファイルを物理的に扱うという従来のアプローチはもはや現実的ではありません。

DMS ソリューションは、文書へのリモート アクセス、バージョン管理、リアルタイムのコラボレーション、安全な共有を可能にします。これらの機能は、生産性を維持し、物理的な場所に関係なくチームが効率的に連携できるようにするために不可欠です。COVID-19 パンデミックにより、リモート ドキュメント管理の重要性がさらに強調され、市場の大きな推進力となりました。

データ分析とビジネス インテリジェンスの統合

ドキュメント管理システムは、ドキュメントや非構造化データから貴重な洞察を引き出すために、データ分析やビジネス インテリジェンス ツールとますます統合されています。この統合により、組織はテキスト、画像、メタデータを分析して、ドキュメント リポジトリの隠れた可能性を解き放つことができます。これらの洞察を使用して、データに基づく意思決定を行い、傾向を特定し、運用効率を高めることができます。

たとえば、ヘルスケア業界では、分析ツールと統合された DMS ソリューションは、患者の記録から病気の傾向を特定するのに役立ちます。金融業界では、取引文書を分析して不正検出を支援できます。この傾向は、データに基づく意思決定と洞察を通じて競争上の優位性を獲得したいと考えている組織の間で導入が進むと予想されます。

SaaS およびクラウドベースの DMS ソリューション

Software-as-a-Service (SaaS) およびクラウドベースのドキュメント管理システムは、近年大きな注目を集めています。これらのソリューションには、拡張性、どこからでもアクセス可能、自動更新、インフラストラクチャ コストの削減など、いくつかの利点があります。組織は、ドキュメントの保存とアクセスを合理化するために、クラウドベースの DMS を選択することが増えています。

クラウドベースの DMS ソリューションは拡張性に優れているため、中小企業から大企業まで、あらゆる規模の組織に適しています。さらに、クラウドベースの DMS は、大規模なハードウェアや IT サポートが不要になるため、従来のオンプレミス ソリューションよりもコスト効率が高くなります。

主要な市場の課題

データ セキュリティとコンプライアンスの課題

データ セキュリティとコンプライアンスは、DMS 市場における最大の課題です。組織は機密情報をデジタルで保存するため、データ侵害やサイバー攻撃のリスクが高まります。機密データを保護するには、ドキュメントのセキュリティを確保することが不可欠です。GDPR、HIPAA、CCPA などのデータ保護規制への準拠は必須ですが、複雑で困難な場合が多くあります。組織は複雑な規制に対応し、進化するコンプライアンス要件に合わせて DMS を適応させる必要があります。

これらの課題に対処するには、DMS プロバイダーは暗号化、アクセス制御、脅威検出などの堅牢なセキュリティ対策を実装する必要があります。また、変化する規制について最新情報を把握し、監査証跡やデータ保持ポリシーなど、組織のコンプライアンスの取り組みを支援する機能を提供する必要があります。

さらに、データ セキュリティとコンプライアンスのベスト プラクティスについてユーザーを教育することも重要です。従業員のトレーニングと意識向上プログラムは、データ漏洩や規制違反に関連するリスクを軽減するのに役立ちます。

統合と相互運用性の問題

多くの組織では、さまざまなビジネス機能にさまざまなソフトウェア アプリケーションを使用しています。DMS を既存のシステムに統合することは困難であり、相互運用性の問題につながる可能性があります。システム間の非互換性により、情報のシームレスな流れが妨げられ、ドキュメント管理プロセスにボトルネックが生じる可能性があります。

DMS プロバイダーは、互換性を優先し、人気のあるサードパーティ アプリケーション用の API やコネクタなど、堅牢な統合オプションを提供する必要があります。これにより、組織はさまざまなツールやプラットフォーム間でデータがシームレスに流れる、まとまりのあるデジタル エコシステムを作成できます。

さらに、統合の課題に対処するには、組織固有の要件と既存のソフトウェア スタックを完全に理解する必要があります。カスタマイズおよびコンサルティング サービスは、DMS と他のシステムの間のギャップを埋めるのに役立ちます。

スケーラビリティとパフォーマンスに関する懸念

スケーラビリティは、ドキュメント量の増加または変動を経験している組織にとって課題です。従来の DMS ソリューションでは、増加するデータ負荷の処理に苦労し、パフォーマンスの問題につながる可能性があります。スケーラビリティの問題により、システムの速度低下、遅延、生産性の低下が発生する可能性があります。

スケーラビリティの問題に対処するために、DMS プロバイダーは、組織の変化するニーズに適応できるソリューションを提供する必要があります。特に、クラウドベースの DMS はスケーラビリティの利点を提供し、ユーザーは必要に応じてストレージと処理機能を簡単に拡張または縮小できます。ただし、DMS が大規模にパフォーマンスを維持するには、慎重な計画とインフラストラクチャへの投資が必要です。

組織は、定期的なパフォーマンス評価を実施し、DMS の効率を維持するために、負荷分散、キャッシュ、および最適化手法も検討する必要があります。

ユーザーの採用とトレーニング

DMS には利点がありますが、ユーザーの採用は大きな課題となる可能性があります。変化への抵抗、システムへの不慣れ、トレーニングの不十分さは、DMS の導入を成功に導く妨げとなる可能性があります。ユーザーは使い慣れた紙ベースまたは手動のプロセスに頼り続ける可能性があり、デジタル ドキュメント管理によって得られる効率性の向上が損なわれます。

この課題を克服するには、組織は包括的なトレーニング プログラムと変更管理戦略に投資する必要があります。ユーザーは DMS の利点について教育を受ける必要があり、トレーニング セッションはユーザーの役割とニーズに合わせて調整する必要があります。ユーザー フレンドリなインターフェイスと直感的な DMS 設計も導入を促進します。

DMS プロバイダーは、チュートリアル、ユーザー ガイド、カスタマー サポートなどの充実したトレーニング マテリアルを提供して、組織が導入の障壁を克服できるように支援する必要があります。

コストと ROI の考慮事項

特に大規模な組織の場合、DMS の導入には多額の初期費用がかかります。これらのコストには、ソフトウェア ライセンス、ハードウェア、導入サービス、継続的なメンテナンス費用が含まれます。組織は、DMS 実装による投資収益率 (ROI) を明確に理解していなければ、これらのコストを正当化するのに苦労する可能性があります。

コストと ROI の懸念に対処するには、組織は DMS ソリューションを選択する前に徹底的な費用対効果分析を実施する必要があります。この分析では、時間の節約、ストレージ コストの削減、コンプライアンスの改善、生産性の向上などの要素を考慮する必要があります。DMS プロバイダーは、組織がこれらのメリットを定量化できるように支援し、透明性のある価格モデルを提供する必要があります。

明確でプラスの ROI を示すことは、組織が DMS の導入にコミットし、関連する費用を正当化するために不可欠です。

主要な市場動向

クラウドベースの DMS の導入

世界の DMS 市場における顕著な傾向の 1 つは、クラウドベースのソリューションが広く導入されていることです。組織は、いくつかの理由から、オンプレミス システムからクラウドベースの DMS に移行する傾向が高まっています。クラウド DMS は、スケーラビリティ、柔軟性、コスト効率に優れているため、あらゆる規模の企業にとって魅力的な選択肢となっています。これにより、ユーザーはリモートでドキュメントにアクセスして共同作業できるため、生産性と俊敏性が向上します。さらに、クラウドベースの DMS プロバイダーはプラットフォームを継続的に更新し、ユーザーが最新の機能とセキュリティ強化にアクセスできるようにします。

AI と機械学習の統合

もう 1 つの重要なトレンドは、DMS プラットフォーム内での人工知能 (AI) と機械学習 (ML) 機能の統合です。AI と ML テクノロジにより、インテリジェントなドキュメント分類、データ抽出、自動化されたワークフローが可能になります。これらの機能により、手作業の削減、検索と取得の改善、承認プロセスの合理化により、ドキュメント管理の効率が向上します。組織が扱うデータの量が増えるにつれて、AI 主導の DMS ソリューションは、このデータの管理と理解に役立ち、このようなシステムの需要を促進します。

強化されたセキュリティとコンプライアンス

データ侵害と規制コンプライアンスに関する懸念が高まる中、DMS 内のセキュリティへの注目が高まっています。ベンダーは、機密文書を保護するために、暗号化、アクセス制御、監査証跡などの強力なセキュリティ機能を組み込んでいます。さらに、DMS プラットフォームは、組織が GDPR や HIPAA などのデータ保護規制に準拠できるように設計されています。業界は引き続き厳格なコンプライアンス要件に直面しているため、セキュリティとコンプライアンスを優先する DMS ソリューションの需要は引き続き高いでしょう。

モバイル ドキュメント管理

モバイル デバイスの普及により、モバイル ドキュメント管理が重要なトレンドとして台頭しています。ユーザーは、スマートフォンやタブレットでドキュメントにシームレスにアクセスできることを期待しています。DMS プロバイダーは、この需要に応えるためにモバイル アプリとレスポンシブ インターフェイスを開発しています。モバイル ドキュメント管理により、従業員はリモートで作業したり、移動中に共同作業したり、ビジネス ニーズに迅速に対応したりできるようになります。また、紙ベースのプロセスへの依存を減らすことにも貢献し、持続可能性の目標と一致しています。

ハイブリッド ドキュメント管理

多くの組織が、デジタル ドキュメントと物理ドキュメントの両方のストレージを組み合わせたハイブリッド アプローチのドキュメント管理を採用しています。このトレンドは、医療や法律サービスなど、大量の紙ベースのドキュメントを扱う業界に特に関連しています。ハイブリッド DMS ソリューションにより、組織は物理的な文書をデジタル化し、デジタル ファイルと一緒に検索およびアクセス可能にすることができます。このアプローチは、紙とデジタルのワークフロー間のギャップを埋め、シームレスな文書管理を可能にします。

セグメント別インサイト

コンポーネント別インサイト

ソフトウェア セグメント

DMS ソフトウェアは、手動の文書関連タスクを自動化することで、運用効率と生産性を大幅に向上させます。従業員は必要な文書にすばやくアクセスし、リアルタイムで共同作業を行い、承認プロセスを合理化できます。これにより、時間が節約されるだけでなく、手動の文書処理に関連するエラーの可能性も減ります。

機密データのセキュリティと機密性を確保することは、組織にとって最も重要です。DMS ソフトウェアは、アクセス制御、暗号化、監査証跡、ユーザー認証などの堅牢なセキュリティ機能を提供し、組織が規制コンプライアンス要件を満たすのに役立ちます。これは、データ プライバシーとコンプライアンスが譲れない医療、金融、法務サービスなどの業界では特に重要です。

導入モードの洞察

クラウド セグメント

クラウドベースの DMS は比類のない拡張性を提供し、組織が必要に応じてストレージ容量と機能を調整できるようにします。企業は、オンプレミスのハードウェア アップグレードに伴う複雑さを伴わずに、増加するドキュメント量、拡大するユーザー ベース、変化する要件に簡単に対応できます。この柔軟性は、今日のダイナミックなビジネス環境に不可欠です。

クラウド DMS ソリューションは、インターネット接続があればどこからでもドキュメントやデータにリモート アクセスできるようにします。この機能は、特にリモートおよびハイブリッドな作業形態の増加を考慮すると、ますます重要になっています。チーム メンバーはシームレスに共同作業を行い、外出先でドキュメントにアクセスし、場所に関係なくビジネスの継続性をサポートできます。

クラウド DMS ベンダーは、ソフトウェアの更新、メンテナンス、セキュリティ パッチを担当します。これにより、組織から IT 管理の負担が軽減され、コアビジネス活動に集中できるようになります。クラウドプロバイダーは、ソフトウェアが最新で、安全で、信頼できるものであることを保証します。

地域別インサイト

2022 年、世界のドキュメント管理システム市場は北米が支配的になります。北米、特に米国は、さまざまな業界で早期にテクノロジーを採用してきた歴史があります。新しいテクノロジーを採用する傾向は、ドキュメント管理システムの採用にも及びます。北米の組織は、ドキュメント関連のプロセスをデジタル化および自動化することの利点を最初に認識した組織の 1 つであり、急速に進化するビジネス環境で競争力と俊敏性を維持できます。

北米には、特にヘルスケア、金融、法務サービスなどの分野で、ドキュメント管理に関連する最も厳格な規制要件がいくつかあります。HIPAA (医療保険の携行性と責任に関する法律)、サーベンス・オクスリー法、およびさまざまなデータ保護法などの規制により、組織は細心の注意を払って記録を保持し、機密データのセキュリティとプライバシーを確保する必要があります。堅牢なコンプライアンス機能を備えた DMS ソリューションは、この地域の企業がこれらの規制要件を満たすために必要不可欠なものとなっています。

この地域は、ドキュメント管理システムの分野で継続的にイノベーションを推進するテクノロジー企業、研究機関、新興企業の活気あるエコシステムを誇っています。北米の企業は最先端の DMS ソリューションの開発の最前線に立ち、これらのシステムが達成できることの限界を押し広げてきました。このイノベーションは、地元の市場に役立つだけでなく、北米を DMS テクノロジーのグローバル リーダーとして位置付けています。

北米には、さまざまな業界の大企業が多数あります。これらの組織は、その規模と業務の規模により、複雑なドキュメント管理のニーズを抱えていることがよくあります。ワークフローを合理化し、データ セキュリティを確保し、コラボレーションを促進するために、高度な DMS ソリューションが必要です。その結果、高度な DMS ソリューションに対する需要が大きく、市場の成長を牽引しています。

最近の開発状況

• 2021 年 10 月EFileCabinet は、カナダ全土に Point of Presence (PoP) を備えた高度なドキュメント管理システムを開始しました。EFileCabinet のカナダおよび世界各地での展開は、ドキュメント管理およびワークフロー自動化プラットフォームに対する顧客の需要の高まりに対応しました。
• 2021 年 11 月、フランスに拠点を置くデジタル アフェアーズ セクレタリー (Digital Affairs Minister) は、同国のデジタルおよびクラウド コンピューティング技術に 20 億ドルを投資しました。

主要な市場プレーヤー

• HylandSoftware, Inc.
• IBMCorporation
• MicrosoftCorporation
• OpenTextCorporation
• OracleCorporation
• XeroxCorporation
• Adobe Inc.
• KyoceraDocument Solutions Inc.
• KonicaMinolta, Inc.
• ExelaTechnologies Inc.