Mercado de software de gestión de eventos: tamaño de la industria global, participación, tendencias, oportunidades y pronóstico segmentado por componente (software, servicios), por implementación (local, nube), por aplicación (corporativa, educativa), por región, competencia 2018-2028

Descripción general del mercado

El mercado global de software de gestión de eventos se valoró en USD 5.8 mil millones en 2022 y se prevé que proyecte un crecimiento sólido en el período de pronóstico con una CAGR del 12,32% hasta 2028. El mercado de software de gestión de eventos se refiere a un sector dedicado a brindar soluciones digitales para planificar, ejecutar y gestionar eventos de varios tipos, como conferencias, ferias comerciales, bodas y eventos deportivos. Estas soluciones de software tienen como objetivo agilizar los procesos relacionados con los eventos, mejorar las experiencias de los asistentes y ofrecer información valiosa a los organizadores. A medida que las empresas, organizaciones e individuos continúan organizando una amplia gama de eventos en todo el mundo, la demanda de herramientas de gestión de eventos eficientes ha aumentado.

Principales impulsores del mercado

Avances tecnológicos

Uno de los principales impulsores del crecimiento del mercado de software de gestión de eventos es el continuo avance de la tecnología. Las soluciones de gestión de eventos han evolucionado significativamente, incorporando características de vanguardia como inteligencia artificial (IA), realidad aumentada (RA), realidad virtual (RV) y aprendizaje automático (ML). Estas tecnologías mejoran la experiencia general del evento, lo que permite a los organizadores crear eventos inmersivos y atractivos. Los chatbots y asistentes virtuales impulsados por IA, por ejemplo, pueden manejar las consultas de los asistentes, mientras que las tecnologías de RA y VR pueden ofrecer recorridos virtuales por eventos y experiencias interactivas. Los algoritmos de aprendizaje automático pueden analizar los datos de los asistentes para proporcionar información valiosa para la optimización de eventos. Además, el software de gestión de eventos basado en la nube se ha vuelto predominante, ofreciendo escalabilidad, flexibilidad y accesibilidad para los organizadores y participantes de eventos. Este cambio a la nube ha simplificado la planificación y la gestión de eventos, reduciendo los costos y mejorando la eficiencia.

Varios avances tecnológicos están impulsando el crecimiento y la innovación del mercado de software de gestión de eventos. Las tendencias clave incluyen

Las aplicaciones móviles dedicadas a eventos específicos han ganado popularidad. Estas aplicaciones brindan a los asistentes cronogramas de eventos, mapas, actualizaciones en tiempo real y oportunidades de establecer contactos, lo que mejora la experiencia general de los asistentes. El software de gestión de eventos ahora incluye sólidas herramientas de análisis de datos que permiten a los organizadores obtener información sobre el comportamiento, las preferencias y la demografía de los asistentes. Estos datos informan la toma de decisiones y ayudan a optimizar los eventos futuros para obtener mejores resultados. El auge de los eventos virtuales e híbridos ha impulsado el desarrollo de funciones como stands virtuales, integraciones de videoconferencias y herramientas interactivas diseñadas para la participación en línea. La sustentabilidad es una preocupación emergente en la industria de los eventos. El software de gestión de eventos está incorporando funciones para ayudar a los organizadores a reducir los desechos, minimizar la huella de carbono y hacer que los eventos sean más ecológicos. Con la creciente digitalización de los procesos de eventos, la seguridad se ha convertido en una prioridad principal. Las medidas avanzadas de cifrado, autenticación y protección de datos son componentes esenciales del software de gestión de eventos moderno.

Cambio de comportamiento del consumidor

El comportamiento del consumidor es otro factor crucial que configura el mercado del software de gestión de eventos. Los asistentes de hoy esperan experiencias de eventos personalizadas y fluidas. Quieren eventos que satisfagan sus intereses específicos y valoran la comodidad en el registro, la venta de entradas y el acceso a la información. El software de gestión de eventos permite a los organizadores recopilar y analizar datos sobre las preferencias y el comportamiento de los asistentes. Este enfoque basado en datos ayuda a adaptar el contenido del evento, las estrategias de marketing y los servicios para satisfacer las expectativas individuales. También permite la participación en tiempo real y la recopilación de comentarios, lo que mejora la experiencia general de los asistentes. La pandemia de COVID-19 aceleró aún más la adopción de eventos virtuales e híbridos, transformando el comportamiento del consumidor. Con el trabajo remoto y las interacciones en línea convirtiéndose en la norma, el software de gestión de eventos se ha adaptado para respaldar los eventos virtuales con funciones como transmisión en vivo, redes interactivas y oportunidades de patrocinio digital. En conclusión, el mercado global de software de gestión de eventos está en una trayectoria de crecimiento sustancial, impulsado por los avances tecnológicos y el cambio de comportamiento del consumidor. Los organizadores están aprovechando estas soluciones de software para crear eventos más personalizados, atractivos y sostenibles, ya sea en persona, virtuales o híbridos. A medida que la tecnología continúa avanzando, el mercado de software de gestión de eventos está preparado para una mayor innovación, asegurando que los eventos de todo tipo satisfagan las necesidades y expectativas cambiantes de los asistentes y los organizadores por igual. El comportamiento del consumidor es un impulsor importante del mercado de software de gestión de eventos. Los asistentes ahora tienen mayores expectativas para las experiencias de los eventos, y esto es evidente en varios cambios de comportamientolos asistentes exigen experiencias personalizadas, desde el contenido del evento hasta las oportunidades de establecer contactos. El software de gestión de eventos permite a los organizadores recopilar datos y adaptar las ofertas a las preferencias individuales. Los asistentes buscan comodidad en el registro de eventos, la venta de entradas y el acceso a la información. Las aplicaciones móviles para eventos y los portales de autoservicio agilizan estos procesos, haciendo que los eventos sean más fáciles de usar. Los asistentes quieren participar activamente en los eventos, incluso en entornos virtuales. Las funciones de software como las encuestas en vivo, las sesiones de preguntas y respuestas y los puestos virtuales interactivos mejoran la participación y la interactividad. El networking sigue siendo un aspecto crucial de los eventos. Los asistentes esperan soluciones de software que faciliten las conexiones con colegas, patrocinadores y expositores, ya sea en persona o virtualmente. Existe una creciente conciencia del impacto ambiental y los asistentes aprecian los eventos que priorizan la sostenibilidad. El software de gestión de eventos ayuda a los organizadores a mostrar sus iniciativas ecológicas y realizar un seguimiento de su progreso.

Desafíos clave del mercado

Inquietudes sobre la privacidad y la seguridad de los datos

A medida que el software de gestión de eventos recopila y vende grandes cantidades de datos de los asistentes, las preocupaciones sobre la privacidad y la seguridad de los datos se han vuelto más importantes. Las violaciones de datos de alto perfil y el aumento de regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) han presionado a los organizadores de eventos para garantizar la protección de la información de los asistentes. Muchas soluciones de software de gestión de eventos son parte de un ecosistema tecnológico más amplio, que incluye la automatización del marketing, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y los sistemas financieros. La integración perfecta de estos sistemas puede resultar compleja y desafiante, especialmente para las organizaciones que ya cuentan con sistemas heredados. Si bien el software de gestión de eventos ofrece una amplia gama de funciones, a algunas organizaciones puede resultarles difícil personalizar estas soluciones para satisfacer sus necesidades específicas en materia de eventos. Esta limitación puede obstaculizar la capacidad de crear experiencias de eventos altamente personalizadas y especializadas. La implementación y el mantenimiento del software de gestión de eventos puede resultar costoso, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (PYME). Las tarifas de licencia, los requisitos de hardware y los costos de soporte continuo pueden afectar los presupuestos, lo que dificulta que algunas organizaciones adopten tecnología avanzada para eventos. La naturaleza acelerada de la tecnología significa que los proveedores de software de gestión de eventos deben actualizar e innovar continuamente sus soluciones para seguir siendo competitivos. Mantenerse a la vanguardia de los avances tecnológicos y, al mismo tiempo, garantizar la compatibilidad con versiones anteriores puede ser un desafío.

Resistencia al cambio

Algunos organizadores y participantes de eventos pueden resistirse a adoptar nuevas herramientas y procesos digitales. Esta resistencia puede ralentizar la adopción del software de gestión de eventos, en particular en industrias o regiones con un enfoque conservador para la planificación de eventos. A medida que los eventos continúan creciendo en escala y frecuencia, pueden tener un impacto ambiental significativo. El software de gestión de eventos se enfrenta al reto de abordar las preocupaciones de sostenibilidad y ayudar a los organizadores a minimizar su huella de carbono. Las preocupaciones sobre la privacidad y la seguridad de los datos pueden erosionar la confianza de los consumidores y dañar la reputación de los proveedores de software de gestión de eventos y de los organizadores de eventos. Las violaciones de datos de alto perfil pueden generar consecuencias legales y pérdida de confianza entre los asistentes. Las integraciones complejas pueden generar demoras, mayores costos y errores en la planificación y ejecución de eventos. Este desafío puede obstaculizar el flujo continuo de información entre diferentes sistemas, lo que limita la eficacia del software de gestión de eventos. La incapacidad de personalizar el software de gestión de eventos para cumplir con los requisitos específicos de los eventos puede hacer que los organizadores se conformen con soluciones que no sean óptimas. Esto puede limitar su capacidad para diferenciar sus eventos y brindar experiencias únicas. Los altos costos de implementación y mantenimiento pueden disuadir a las organizaciones más pequeñas de adoptar software de gestión de eventos, lo que limita la penetración en el mercado. Este desafío puede conducir a la consolidación del mercado, con actores más grandes dominando la industria. Mantenerse a la vanguardia de los avances tecnológicos y, al mismo tiempo, mantener la compatibilidad con los sistemas existentes es un desafío constante para los proveedores de software. La falta de adaptación puede conducir a la obsolescencia en un mercado en rápida evolución. La resistencia a adoptar nuevas tecnologías puede obstaculizar el crecimiento del mercado de software de gestión de eventos, especialmente en industrias o regiones donde los métodos tradicionales de planificación de eventos están profundamente arraigados.

Estrategias para superar los desafíos

Para abordar estos desafíos y seguir prosperando, la industria del software de gestión de eventos puede adoptar varias estrategiasInvertir en medidas sólidas de seguridad y privacidad de datos, incluido el cifrado, los controles de acceso y el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos. Las auditorías y certificaciones de seguridad periódicas pueden generar confianza con los usuarios. Desarrollar opciones de integración más sencillas y proporcionar documentación completa para ayudar a las organizaciones a conectar sin problemas el software de gestión de eventos con otros sistemas. Ofrecer opciones de personalización flexibles para atender a una amplia gama de tipos y tamaños de eventos. Esto puede implicar proporcionar plantillas personalizables, flujos de trabajo y opciones de marca. Considere modelos de precios escalonados u opciones de suscripción que se adapten a las limitaciones presupuestarias de las pymes y las empresas emergentes, lo que hace que el software de gestión de eventos sea más accesible para un público más amplio. Invertir en investigación y desarrollo para mantenerse a la vanguardia de los avances tecnológicos. Adoptar prácticas de desarrollo ágiles para adaptarse rápidamente a los cambios y mantener la relevancia del software. Desarrollar recursos educativos y programas de capacitación para ayudar a los organizadores y participantes de eventos a adaptarse a las nuevas tecnologías. Destacar los beneficios de usar software de gestión de eventos para fomentar la adopción. Desarrollar funciones dentro del software de gestión de eventos que ayuden a los organizadores a medir y reducir el impacto ambiental de los eventos. Promover prácticas de sostenibilidad entre los planificadores de eventos.

Tendencias clave del mercado

Tendencias emergentes

Integración de IA y aprendizaje automático

Sostenibilidad y prácticas ecológicas

La sostenibilidad se ha convertido en una preocupación importante en la industria de los eventos. El software de gestión de eventos está incorporando funciones para ayudar a los organizadores a minimizar el impacto ambiental. Esto incluye herramientas para rastrear e informar sobre la huella de carbono de los eventos, promover prácticas sostenibles y reducir el desperdicio a través de la emisión de boletos digitales y materiales virtuales.

Soluciones móviles primero

El cambio hacia soluciones móviles primero continúa ganando impulso. Los proveedores de software de gestión de eventos están dando prioridad al desarrollo de aplicaciones móviles para atender el creciente uso de teléfonos inteligentes y tabletas en los eventos. Las aplicaciones móviles para eventos ofrecen funciones como cronogramas de eventos, actualizaciones en tiempo real, mapas interactivos y oportunidades de networking, mejorando las experiencias de los asistentes. La seguridad y la privacidad de los datos han cobrado protagonismo. Los proveedores de software de gestión de eventos están invirtiendo en medidas de seguridad avanzadas, que incluyen cifrado, controles de acceso y cumplimiento de las normas de protección de datos. También están implementando estrictas prácticas de privacidad de datos para salvaguardar la información de los asistentes y evitar violaciones de datos. Las tecnologías de AR y VR se están integrando en el software de gestión de eventos para crear experiencias de eventos inmersivas. Los asistentes pueden interactuar con productos, entornos y superposiciones digitales a través de AR.

Información segmentaria

Información de componentes

El segmento de software representó la mayor participación de mercado del 65,4 % en 2022. El crecimiento del segmento se atribuye a una amplia gama de herramientas y capacidades para gestionar numerosos componentes de la planificación de eventos. Consiste en la selección de eventos, la gestión financiera, la programación de conferencias, la gestión logística, la gestión de proveedores y el seguimiento de tareas. El auge de los eventos híbridos y virtuales ha dado lugar a la creación de soluciones de software diseñadas exclusivamente para gestionar este tipo de eventos. Por ejemplo, los stands de expositores virtuales, la funcionalidad de chat, la transmisión en directo y la distribución de contenidos son accesibles a través de plataformas de eventos virtuales. Los organizadores de eventos pueden utilizar estas plataformas para crear viajes digitales influyentes y atractivos para los visitantes.

Información sobre la implementación

El segmento basado en la nube tuvo la mayor participación del 62,0 % en 2022 y se espera que domine el mercado durante el período de previsión. El software de gestión de eventos basado en la nube permite a los clientes utilizar la plataforma con una conexión de banda ancha desde cualquier ubicación. Los planificadores, administradores y participantes de eventos pueden utilizar el programa en varios dispositivos, incluidos PC, tabletas y teléfonos inteligentes. Esta flexibilidad facilita la comunicación en tiempo real, las notificaciones y la gestión de eventos de forma continua. El software de gestión de eventos basado en la nube está diseñado para proporcionar alta disponibilidad y un rendimiento constante, lo que reduce la posibilidad de interrupciones durante las operaciones clave de un evento.

Información sobre aplicaciones

El segmento de organizadores y planificadores de eventos tenía una participación de mercado del 40,2 % en 2022 y se espera que domine el mercado en 2030. Dependiendo de sus características, los organizadores y planificadores de eventos utilizan con frecuencia el software de gestión de eventos para organizar, preparar y ejecutar eventos. Utilizan la plataforma para gestionar el proceso de registro, la participación de los participantes, la publicidad, la colaboración logística y los análisis. El deseo de los organizadores y planificadores de eventos de contar con soluciones de software efectivas, fáciles de usar y ricas en funciones impulsa el desarrollo y la creatividad en el mercado.

Perspectivas regionales

La región de América del Norte se ha establecido como líder en el mercado global de software de gestión de eventos con una participación significativa en los ingresos en 2022

Desarrollos recientes

• Por ejemplo, en abril de 2023, Eventdex.com anunció una asociación estratégica con One World Rental, una empresa de alquiler de tecnología para eventos que ofrece computadoras portátiles, iPad y equipos de realidad virtual para eventos. Se espera que esta colaboración fortalezca las ofertas de soluciones de gestión de eventos de Eventdex.com, que incluyen tanto software como hardware.

Actores clave del mercado

• Active Network LLC
• Arlo
• Stova
• Bitrix24
• Eventdex .com
• Hopin
• webMOBI
• Whova
• Cierto, Inc.
• Cvent, Inc.