Mercado de sistemas de gestión de documentos: tamaño de la industria global, participación, tendencias, oportunidades y pronóstico, segmentado por componente (software, servicios), por modo de implementación (nube, local), por usuario final (BFSI, atención médica, fabricación, construcción, educación, comercio minorista, legal, otros), por región y por competencia, 2018-2028

Descripción general del mercado

El mercado global de sistemas de gestión de documentos (DMS) está experimentando una transformación y un crecimiento significativos a medida que las organizaciones de todo el mundo reconocen la importancia de un manejo eficiente de los documentos en la era digital actual. Las soluciones DMS desempeñan un papel fundamental en la captura, el almacenamiento, la gestión y la recuperación de documentos, lo que las hace indispensables en diversas industrias. Varios factores clave están impulsando la expansión de este mercado. En primer lugar, el cambio hacia la gestión electrónica de documentos está reduciendo la dependencia de los procesos basados en papel, aumentando la eficiencia operativa y reduciendo los costos. Además, los estrictos requisitos de cumplimiento normativo están impulsando a las empresas a adoptar DMS para garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento legal.

La pandemia de COVID-19 ha acelerado las tendencias de trabajo remoto, lo que hace que las soluciones DMS basadas en la nube sean más atractivas, ya que permiten un acceso y una colaboración sin problemas a los documentos desde cualquier lugar. Además, la creciente importancia del análisis de datos ha aumentado la demanda de soluciones DMS avanzadas que puedan organizar y analizar grandes volúmenes de datos.

En este panorama dinámico, los proveedores innovan continuamente e integran capacidades de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) en sus ofertas de DMS. Estas tecnologías mejoran la clasificación de documentos, la extracción de contenido y el análisis predictivo, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos.

En general, el mercado global de sistemas de gestión de documentos está preparado para un crecimiento continuo a medida que las empresas reconocen los beneficios de los procesos de documentos optimizados, las mejoras de seguridad y la capacidad de aprovechar los datos para obtener mejores conocimientos y tomar mejores decisiones. Como la transformación digital sigue siendo una prioridad para las organizaciones, es probable que el mercado de DMS experimente una expansión sostenida en los próximos años.

Impulsores clave del mercado

Iniciativas de transformación digital

La transformación digital se ha convertido en una prioridad para las organizaciones de todas las industrias. Como parte de esta transformación, existe una creciente necesidad de realizar la transición de los procesos de gestión de documentos manuales y basados en papel a soluciones digitales. Este cambio está impulsado por el deseo de mejorar la eficiencia, reducir los costos operativos y mejorar la agilidad. Los sistemas de gestión de documentos desempeñan un papel central en esta transformación al ofrecer herramientas y capacidades para digitalizar, organizar y automatizar las tareas relacionadas con los documentos.

Las organizaciones reconocen cada vez más que adoptar la gestión de documentos digitales es esencial para seguir siendo competitivos en el acelerado entorno empresarial actual. Las soluciones DMS facilitan la digitalización sin problemas de los documentos en papel, haciéndolos accesibles desde cualquier lugar, agilizando los flujos de trabajo y permitiendo una toma de decisiones más rápida. Es probable que este factor continúe impulsando el crecimiento del mercado global de DMS.

Requisitos de cumplimiento normativo

El cumplimiento de las regulaciones específicas de la industria y las leyes de protección de datos es un factor crítico para la adopción de sistemas de gestión de documentos, en particular en sectores como la atención médica, las finanzas y los servicios legales. Regulaciones como GDPR, HIPAA, Sarbanes-Oxley Act y varias leyes regionales de privacidad imponen requisitos estrictos sobre cómo las organizaciones manejan y protegen los datos confidenciales, incluidos los documentos.

Las soluciones DMS ofrecen funciones como controles de acceso, registros de auditoría y cifrado, que son esenciales para garantizar el cumplimiento. Estos sistemas ayudan a las organizaciones a administrar y proteger la información confidencial al mismo tiempo que mantienen un registro de auditoría del acceso y los cambios en los documentos. La capacidad de demostrar el cumplimiento de estas regulaciones es un fuerte motivador para que las empresas inviertan en soluciones DMS sólidas.

Tendencias de colaboración y trabajo remoto

El cambio hacia el trabajo remoto y la necesidad de una colaboración fluida entre equipos dispersos geográficamente han acelerado la demanda de sistemas de gestión de documentos. Dado que los empleados trabajan desde distintas ubicaciones, el enfoque tradicional de manipular físicamente los documentos y archivos en papel ya no es práctico.

Las soluciones DMS permiten el acceso remoto a los documentos, el control de versiones, la colaboración en tiempo real y el uso compartido seguro. Estas funciones son vitales para mantener la productividad y garantizar que los equipos puedan trabajar juntos de manera eficiente, independientemente de su ubicación física. La pandemia de COVID-19 destacó aún más la importancia de la gestión remota de documentos, lo que la convirtió en un impulsor importante del mercado.

Integración de inteligencia empresarial y análisis de datos

Los sistemas de gestión de documentos se integran cada vez más con herramientas de inteligencia empresarial y análisis de datos para extraer información valiosa de los documentos y los datos no estructurados. Esta integración permite a las organizaciones descubrir el potencial oculto de sus repositorios de documentos mediante el análisis de texto, imágenes y metadatos. Esta información se puede utilizar para tomar decisiones basadas en datos, identificar tendencias y mejorar la eficiencia operativa.

Por ejemplo, en la industria de la salud, las soluciones DMS integradas con herramientas de análisis pueden ayudar a identificar tendencias de enfermedades a partir de los registros de los pacientes. En finanzas, pueden ayudar en la detección de fraudes mediante el análisis de documentos de transacciones. Se espera que esta tendencia impulse la adopción entre las organizaciones que buscan obtener una ventaja competitiva a través de la toma de decisiones y la información basada en datos.

Soluciones DMS basadas en la nube y SaaS

El software como servicio (SaaS) y los sistemas de gestión de documentos basados en la nube han ganado una tracción significativa en los últimos años. Estas soluciones ofrecen varias ventajas, entre ellas la escalabilidad, la accesibilidad desde cualquier lugar, las actualizaciones automáticas y la reducción de los costes de infraestructura. Las organizaciones optan cada vez más por los DMS basados en la nube para optimizar el almacenamiento y el acceso a los documentos.

La escalabilidad de las soluciones DMS basadas en la nube las hace adecuadas para organizaciones de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Además, los DMS basados en la nube pueden ser más rentables que las soluciones locales tradicionales, ya que eliminan la necesidad de un amplio soporte de hardware y TI.

Desafíos clave del mercado

Desafíos de cumplimiento y seguridad de datos

La seguridad de los datos y el cumplimiento son desafíos primordiales en el mercado de DMS. A medida que las organizaciones almacenan información confidencial de forma digital, enfrentan un mayor riesgo de violaciones de datos y ciberataques. Garantizar la seguridad de los documentos es esencial para proteger los datos confidenciales. El cumplimiento de las regulaciones de protección de datos como GDPR, HIPAA y CCPA es obligatorio, pero a menudo complejo y desafiante. Las organizaciones deben navegar por un panorama complejo de regulaciones y adaptar su DMS para cumplir con los requisitos de cumplimiento en evolución.

Para abordar estos desafíos, los proveedores de DMS deben implementar medidas de seguridad sólidas, que incluyan cifrado, controles de acceso y detección de amenazas. También deben mantenerse actualizados sobre las regulaciones cambiantes y ofrecer funciones que ayuden a las organizaciones en los esfuerzos de cumplimiento, como registros de auditoría y políticas de retención de datos.

Además, es fundamental educar a los usuarios sobre las mejores prácticas para la seguridad y el cumplimiento de los datos. Los programas de capacitación y concientización de los empleados pueden ayudar a mitigar los riesgos asociados con las violaciones de datos y las regulaciones.

Problemas de integración e interoperabilidad

Muchas organizaciones utilizan una variedad de aplicaciones de software para diferentes funciones comerciales. Integrar un DMS con los sistemas existentes puede ser un desafío, lo que genera problemas de interoperabilidad. La incompatibilidad entre sistemas puede obstaculizar el flujo continuo de información y crear cuellos de botella en los procesos de gestión de documentos.

Los proveedores de DMS deben priorizar la compatibilidad y ofrecer opciones de integración sólidas, incluidas API y conectores para aplicaciones populares de terceros. Esto permite a las organizaciones crear un ecosistema digital cohesivo donde los datos fluyen sin problemas entre diferentes herramientas y plataformas.

Además, abordar los desafíos de integración requiere una comprensión profunda de los requisitos únicos de una organización y la pila de software existente. Los servicios de personalización y consultoría pueden ayudar a cerrar la brecha entre un DMS y otros sistemas.

Problemas de escalabilidad y rendimiento

La escalabilidad es un desafío para las organizaciones que experimentan crecimiento o fluctuaciones en el volumen de documentos. Las soluciones DMS tradicionales pueden tener dificultades para manejar cargas de datos crecientes, lo que genera problemas de rendimiento. Los desafíos de escalabilidad pueden generar ralentizaciones del sistema, latencia y reducción de la productividad.

Para abordar los problemas de escalabilidad, los proveedores de DMS deben ofrecer soluciones que puedan adaptarse a las necesidades cambiantes de una organización. Los DMS basados en la nube, en particular, brindan ventajas de escalabilidad, lo que permite a los usuarios expandir o contraer fácilmente sus capacidades de almacenamiento y procesamiento según sea necesario. Sin embargo, garantizar que el DMS siga funcionando a escala requiere una planificación cuidadosa e inversiones en infraestructura.

Las organizaciones también deben realizar evaluaciones de rendimiento periódicas y considerar técnicas de equilibrio de carga, almacenamiento en caché y optimización para mantener la eficiencia del DMS.

Adopción y capacitación de usuarios

A pesar de los beneficios de los DMS, la adopción por parte de los usuarios puede ser un desafío importante. La resistencia al cambio, la falta de familiaridad con el sistema y una formación inadecuada pueden dificultar la implementación exitosa de un DMS. Los usuarios pueden seguir dependiendo de los procesos manuales o basados en papel que les resultan familiares, lo que socava las ganancias de eficiencia que ofrece la gestión de documentos digitales.

Para superar este desafío, las organizaciones deben invertir en programas de capacitación integrales y estrategias de gestión del cambio. Los usuarios deben recibir información sobre los beneficios del DMS y las sesiones de capacitación deben adaptarse a sus funciones y necesidades específicas. Las interfaces fáciles de usar y el diseño intuitivo del DMS también pueden fomentar la adopción.

Los proveedores de DMS deben ofrecer materiales de capacitación sólidos, incluidos tutoriales, guías de usuario y soporte al cliente, para ayudar a las organizaciones a superar las barreras de adopción.

Consideraciones sobre costos y retorno de la inversión

La implementación de un DMS, especialmente para organizaciones grandes, implica costos iniciales significativos. Estos costos incluyen licencias de software, hardware, servicios de implementación y gastos de mantenimiento continuo. Las organizaciones pueden tener dificultades para justificar estos costos sin una comprensión clara del retorno de la inversión (ROI) de su implementación de DMS.

Para abordar las preocupaciones sobre los costos y el ROI, las organizaciones deben realizar un análisis exhaustivo de costo-beneficio antes de seleccionar una solución DMS. Este análisis debe considerar factores como ahorro de tiempo, menores costos de almacenamiento, mejor cumplimiento y mayor productividad. Los proveedores de DMS deben ayudar a las organizaciones a cuantificar estos beneficios y proporcionar modelos de precios transparentes.

Demostrar un ROI claro y positivo es esencial para que las organizaciones se comprometan con la adopción de DMS y justifiquen los gastos asociados.

Tendencias clave del mercado

Adopción de DMS basados en la nube

Una tendencia destacada en el mercado global de DMS es la adopción generalizada de soluciones basadas en la nube. Las organizaciones están migrando cada vez más de sistemas locales a DMS basados en la nube por varias razones. DMS en la nube ofrece escalabilidad, flexibilidad y rentabilidad, lo que lo convierte en una opción atractiva para empresas de todos los tamaños. Permite a los usuarios acceder a documentos y colaborar de forma remota, mejorando la productividad y la agilidad. Además, los proveedores de DMS basados en la nube actualizan continuamente sus plataformas, lo que garantiza que los usuarios tengan acceso a las últimas funciones y mejoras de seguridad.

Integración de IA y aprendizaje automático

Otra tendencia importante es la integración de las capacidades de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) dentro de las plataformas DMS. Las tecnologías de IA y ML permiten la clasificación inteligente de documentos, la extracción de datos y los flujos de trabajo automatizados. Estas características mejoran la eficiencia de la gestión de documentos al reducir las tareas manuales, mejorar la búsqueda y la recuperación y agilizar los procesos de aprobación. A medida que las organizaciones manejan volúmenes de datos cada vez mayores, las soluciones DMS impulsadas por IA ayudan a administrar y dar sentido a estos datos, lo que impulsa la demanda de dichos sistemas.

Seguridad y cumplimiento mejorados

Con las crecientes preocupaciones sobre las violaciones de datos y el cumplimiento normativo, existe un mayor enfoque en la seguridad dentro de DMS. Los proveedores están incorporando características de seguridad sólidas como cifrado, controles de acceso y registros de auditoría para proteger documentos confidenciales. Además, las plataformas DMS están diseñadas para ayudar a las organizaciones a cumplir con las regulaciones de protección de datos, como GDPR e HIPAA. A medida que las industrias continúan enfrentando requisitos de cumplimiento estrictos, las soluciones DMS que priorizan la seguridad y el cumplimiento seguirán teniendo una gran demanda.

Gestión de documentos móviles

La proliferación de dispositivos móviles ha llevado al auge de la gestión de documentos móviles como una tendencia clave. Los usuarios esperan un acceso sin problemas a los documentos en teléfonos inteligentes y tabletas. Los proveedores de DMS están desarrollando aplicaciones móviles e interfaces receptivas para satisfacer esta demanda. La gestión de documentos móviles permite a los empleados trabajar de forma remota, colaborar mientras están en movimiento y responder rápidamente a las necesidades comerciales. También contribuye a reducir la dependencia de los procesos basados en papel, alineándose así con los objetivos de sostenibilidad.

Gestión de documentos híbrida

Muchas organizaciones están adoptando un enfoque híbrido para la gestión de documentos, combinando el almacenamiento de documentos físicos y digitales. Esta tendencia es particularmente relevante para las industrias que manejan una cantidad significativa de documentación en papel, como la atención médica y los servicios legales. Las soluciones DMS híbridas permiten a las organizaciones digitalizar documentos físicos, lo que permite buscarlos y acceder a ellos junto con los archivos digitales. Este enfoque ayuda a cerrar la brecha entre los flujos de trabajo en papel y digitales, lo que permite una gestión de documentos sin problemas.

Información segmentaria

Información de componentes

Segmento de software

El software DMS mejora significativamente la eficiencia operativa y la productividad al automatizar las tareas manuales relacionadas con los documentos. Los empleados pueden acceder rápidamente a los documentos que necesitan, colaborar en tiempo real y agilizar los procesos de aprobación. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la probabilidad de errores asociados con el manejo manual de documentos.

Garantizar la seguridad y la confidencialidad de los datos confidenciales es fundamental para las organizaciones. El software DMS ofrece funciones de seguridad sólidas, como controles de acceso, cifrado, registros de auditoría y autenticación de usuarios, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo. Esto es especialmente crítico en industrias como la atención médica, las finanzas y los servicios legales, donde la privacidad y el cumplimiento de los datos no son negociables.

Información sobre el modo de implementación

Segmento de la nube

El DMS basado en la nube ofrece una escalabilidad inigualable, lo que permite a las organizaciones ajustar la capacidad de almacenamiento y la funcionalidad según sea necesario. Las empresas pueden adaptarse sin esfuerzo a volúmenes crecientes de documentos, bases de usuarios en expansión y requisitos cambiantes sin las complejidades asociadas con las actualizaciones de hardware locales. Esta flexibilidad es esencial en el dinámico entorno empresarial actual.

Las soluciones DMS en la nube brindan a los usuarios acceso remoto a documentos y datos desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Esta característica se ha vuelto cada vez más crucial, especialmente a la luz del aumento de los acuerdos de trabajo remotos e híbridos. Los miembros del equipo pueden colaborar sin problemas, acceder a los documentos sobre la marcha y respaldar la continuidad del negocio independientemente de la ubicación.

Los proveedores de DMS en la nube son responsables de las actualizaciones de software, el mantenimiento y los parches de seguridad. Esto libera a las organizaciones de la carga de la gestión de TI, lo que les permite centrarse en sus actividades comerciales principales. Los proveedores de la nube garantizan que el software esté actualizado, sea seguro y confiable.

Información regional

América del Norte domina el mercado global de sistemas de gestión de documentos en 2022. América del Norte, en particular Estados Unidos, tiene un historial de adopción temprana de tecnología en varias industrias. Esta inclinación hacia la adopción de nuevas tecnologías se extiende a la adopción de sistemas de gestión de documentos. Las organizaciones de América del Norte fueron de las primeras en reconocer los beneficios de digitalizar y automatizar los procesos relacionados con los documentos, lo que les permitió mantenerse competitivas y ágiles en un panorama empresarial en rápida evolución.

América del Norte tiene algunos de los requisitos regulatorios más estrictos relacionados con la gestión de documentos, en particular en sectores como la atención médica, las finanzas y los servicios legales. Regulaciones como HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico), la Ley Sarbanes-Oxley y varias leyes de protección de datos requieren que las organizaciones mantengan registros meticulosos y garanticen la seguridad y privacidad de los datos confidenciales. Las soluciones DMS, con sus sólidas características de cumplimiento, se han convertido en una necesidad para las empresas de la región para cumplir con estas demandas regulatorias.

La región cuenta con un vibrante ecosistema de empresas de tecnología, instituciones de investigación y nuevas empresas que impulsan continuamente la innovación en el campo de los sistemas de gestión de documentos. Las empresas norteamericanas han estado a la vanguardia del desarrollo de soluciones DMS de vanguardia, ampliando los límites de lo que estos sistemas pueden lograr. Esta innovación no solo sirve al mercado local, sino que también posiciona a América del Norte como líder mundial en tecnología DMS.

América del Norte alberga una cantidad sustancial de grandes empresas en varias industrias. Estas organizaciones a menudo tienen necesidades complejas de gestión de documentos debido a su tamaño y escala de operaciones. Requieren soluciones DMS sofisticadas para agilizar los flujos de trabajo, garantizar la seguridad de los datos y facilitar la colaboración. En consecuencia, la demanda de soluciones DMS avanzadas es sustancial, lo que impulsa el crecimiento del mercado.

Desarrollos recientes

• En octubre de 2021EFileCabinet lanzó un sistema avanzado de gestión de documentos con punto de presencia (PoP) en todo Canadá. La expansión de EFileCabinet en Canadá y en ubicaciones en todo el mundo satisfizo la creciente demanda de los clientes de plataformas de gestión de documentos y automatización del flujo de trabajo.
• En noviembre de 2021, el Secretario de Asuntos Digitales con sede en Francia invirtió USD 2.000 millones en la tecnología digital y de computación en la nube del país.

Actores clave del mercado

• HylandSoftware, Inc.
• IBMCorporation
• Microsoft Corporation
• OpenText Corporation
• Oracle Corporation
• Xerox Corporation
• Adobe Inc.
• Kyocera Document Solutions Inc.
• Konica Minolta, Inc.
• Exela Technologies Inc.